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高标准严要求,助力万份合同顺利“回家”

2019-03-13 08:54    来源:    作者:计划财务中心? 张盈

        近日,陕钢龙钢公司按照合同档案管理制度,高标准严要求顺利完成2018年度所有类别10441份合同档案的移交工作。

合同台帐建立齐全

        为确保合同档案的完整、完全和有效,该公司所有合同均以公司/部门名称结合签署年月份进行分类编号,并在合同编号同时建立包含序号、合同编号、相对方、合同标的或项目名称、合同、合同签订日期、合同期限、合同总金额(单价、吨产品承包价或按定额下浮)、价款是否含税、税率及合同完成情况等合同统计明细台帐,便于合同或支撑资料随时查询。

合同备案资料完备

        各主体责任单位一方面在合同上传OA系统评审会签时,在附件位置同步上传经评审的合同价格、相关方资质资料和管理人员信息;一方面要求合同在加盖合同专用章时,严格按照“六个合规”要求将贯穿合同始终的资料及合同签订单位资质文件、关键人员信息作为附件备案,合同管理人员对所附资料进行审查,对程序不符、内容有误或资料不全的,及时要求予以纠正或完善,助力合同的签订和履行合法、有效。

合同目录信息完整

        合同管理人员结合合同备案情况即时更新15个单位、10大类物资采购及渣产品、钢坯钢材销售等各类合同信息清单,并定期或不定期对已备案的合同台帐信息进行录入和标注,确保各类合同电子台帐与纸质信息一一对应。

合同移交帐物相符

        合同管理人员结合日常备案清单,于次年年初对所有备案合同进行一次全面核对,分类逐一对差缺合同状态(空号、关闭、作废、遗失等)进行摘录,并与相关业务人员进行再确认,同时在合同台帐中标注清楚,确保合同移交账物相符。

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